Obieg dokumentów w firmie jest procesem wymagającym. Obecnie powstają nowoczesne systemy, które mają znacznie go ułatwić. Doskonałym rozwiązaniem jest popularny ostatnio system V-Desk, który pozwala całkowicie zautomatyzować obieg dokumentów. Decyzja o zmianie obiegu papierowego na elektroniczny nie należy do najprostszych, ale jest słusznym rozwiązaniem. Elektroniczny system umożliwia między innymi całodobowy monitoring procesów, które zachodzą w firmie. Pomaga on również zidentyfikować niepożądane zjawiska, które niekorzystnie wpływają na firmę i jej działanie. Ponadto pracownikom z pewnością wyda się prostsza identyfikacja przydzielonych im zadań, będą mieli dostęp do harmonogramu, a także będą mogli zobaczyć i określać priorytety.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Zamiana papierowego systemu obiegu dokumentów na elektroniczny znacznie usprawnia oraz przyspiesza pracę jego użytkowników. Dokumenty będą od razu automatycznie przekierowywane do konkretnych użytkowników oraz archiwum. Zadania, które mają wykonać użytkownicy są do nich kierowane w wyznaczonym czasie i na każdym etapie docierają do innych pracowników. Ponadto, oprócz zadania, pracownik dostaje również wszelkie informacje i dokumenty, które mogą przydać się podczas realizacji zadania. Zarówno archiwizacja tych dokumentów, jak i przekazywanie ich ma miejsce tylko w wersji elektronicznej. Dzięki temu można uzyskać niezwykle szybki i łatwy, a zarazem też skuteczny dostęp do dokumentów archiwalnych. Istnieje także możliwość śledzenia różnych decyzyjnych procesów, które dotyczą danego dokumentu oraz zyskanie kontroli nad tym, w jakie miejsca i do kogo dany dokument trafia.
Elektroniczne dokumenty
Elektroniczne dokumenty są o wiele bezpieczniejsze niż papierowe, bowiem można mieć nad nimi całkowitą kontrolę. Ponadto korzystanie z nich jest znacznie łatwiejsze, bowiem nie trzeba ich fizycznie kopiować, transportować i magazynować. Ponadto V-Desk może sprawdzać poprawność informacji, które są wprowadzone do systemu oraz informować o różnych nieprawidłowościach. Przełożeni cały czas mogą sprawdzać, kto w tej chwili wykonuje zadanie, a oprócz tego dowiadują się, jaki jest ich poziom trudności.
Co gwarantuje elektroniczny obieg?
Elektroniczny obieg dokumentów przede wszystkim stwarza możliwość likwidacji lokalnych archiwów i kopii wybranych dokumentów. Ponadto z jego pomocą można dokładnie sprawdzać wyświetlenia, odczyty i zmiany, które są wprowadzane przez pracowników. Jest to także znaczne powiększenie kontroli dostępu do tych dokumentów. Istotne jest również to, że pracownicy nie będą musieli otrzymywać ich oryginałów. V-Desk Primesoft przyczynia się także do optymalizacji różnych procesów w firmie. Ogranicza również koszty, które związane są z kopiowaniem dokumentów i prowadzeniem rejestrów. Jak widać, zalet jest naprawdę dużo i nie ma powodów, dla których miałoby się nie wprowadzać takiego obiegu.
